Aplikasi kursus dan les: jadwal kelas, kuota murid, dan pembayaran tertata
Tulis kelas yang Anda buka, jadwal, kuota peserta, dan biaya tiap kelas atau tiap bulan. Calon murid mendaftar lewat satu alamat, kuota kelas dijaga di server, dan Anda memantau absensi serta pembayaran setiap murid tanpa buku tagihan.
Cocok untuk: Bimbingan belajar, kursus bahasa, les musik, sanggar tari, kursus mengemudi, sekolah olahraga, dan pelatihan komunitas.
Masalah yang sering dihadapi
- Pendaftaran lewat chat membuat kuota kelas sulit dihitung, dan kelas yang sudah penuh tetap menerima murid.
- Jadwal kelas berubah, tetapi murid tidak tahu jadwal terbarunya.
- Murid yang belum membayar bulan ini tidak ketahuan sampai akhir bulan.
- Absensi murid dicatat di buku guru, lalu orang tua menanyakan kehadiran anaknya lewat chat.
- Data murid, orang tua, dan kelas tercampur di beberapa berkas Excel.
Fitur yang bisa dibuat
Daftar kelas dan jadwal
Nama kelas, pengajar, hari dan jam, ruangan, serta biaya per bulan atau per pertemuan.
Pendaftaran dengan kuota
Calon murid mendaftar lewat formulir; kelas yang kuotanya penuh tidak bisa dipilih lagi, walau dua orang mendaftar bersamaan.
Data murid dan orang tua
Nama murid, kontak orang tua, kelas yang diikuti, dan tanggal bergabung.
Tagihan dan pembayaran
Tagihan per murid dengan status belum bayar, sebagian, atau lunas, yang ditandai pengelola setelah pembayaran diterima; QRIS lembaga Anda bisa ditampilkan.
Absensi murid
Pengajar mencatat hadir, izin, atau tidak hadir pada setiap pertemuan.
Akun pengajar
Pengajar hanya melihat kelasnya sendiri, sedangkan pengelola melihat semua kelas dan pembayaran.
Laporan per kelas
Jumlah murid, kehadiran, dan pembayaran tiap kelas.
Alur kerja harian: sebelum dan sesudah
Contoh alur lembaga bimbingan belajar dengan beberapa kelas dan pengajar. Sesuaikan dengan lembaga Anda saat menulis permintaan.
Sebelum memakai aplikasi
- Calon murid mendaftar lewat chat, dan staf membuka buku untuk mengetahui kelas yang masih punya tempat.
- Perubahan jadwal diumumkan di grup, dan sebagian murid tetap datang pada jam lama.
- Pengajar mencatat kehadiran di buku masing-masing, yang baru dikumpulkan di akhir bulan.
- Pembayaran bulanan dicatat di buku kas, lalu dicocokkan dengan daftar murid.
- Orang tua menanyakan kehadiran anaknya lewat chat pribadi pengajar.
Sesudah memakai aplikasi
- Calon murid memilih kelas di halaman pendaftaran, dan kelas yang penuh tidak bisa dipilih.
- Jadwal kelas ada di satu tempat dan diubah oleh pengelola, sehingga semua orang membuka jadwal yang sama.
- Pengajar mencatat kehadiran dari HP pada setiap pertemuan.
- Tagihan bulan berjalan dibuat pengelola dengan satu tombol, dan murid yang belum lunas terlihat di layar pengelola.
- Rekap kehadiran per murid siap dibuka ketika orang tua bertanya.
Cara membuat aplikasi kursus dan les di studio
-
Tulis kebutuhan Anda
Sebutkan kelas, pengajar, jadwal, kuota, dan biaya, apakah pembayaran per bulan atau per paket pertemuan, serta data yang perlu dikumpulkan saat pendaftaran. Daftar murid yang sudah ada di Excel atau CSV bisa dilampirkan.
-
Coba aplikasinya
Saat mencoba aplikasi, daftarkan beberapa murid ke satu kelas sampai kuotanya penuh dan pastikan murid berikutnya tertolak. Masuk sebagai pengajar untuk mencatat absensi, lalu sebagai pengelola untuk membuat tagihan dan menandai pembayaran.
-
Minta perubahan lewat obrolan
Minta penyesuaian, misalnya "tambahkan kelas percobaan" atau "tampilkan murid yang absen dua kali berturut-turut". Bila hasilnya kurang cocok, 5 versi terakhir bisa dikembalikan tanpa kredit.
-
Jadikan online dan bagikan
Jadikan online, lalu bagikan alamat halaman pendaftaran lewat media sosial dan grup orang tua. Pengajar dan staf memakai akun yang Anda buat dari menu pengelola.
Yang sebaiknya disiapkan sebelum mulai
- Daftar kelas, pengajar, jadwal, dan kuota.
- Biaya per bulan atau per paket pertemuan.
- Data murid yang sudah ada di Excel atau CSV.
- Informasi yang perlu dikumpulkan saat pendaftaran, misalnya kontak orang tua.
Penjelasan lengkap setiap tahap ada di bagian Cara kerja di beranda. Membuat dan mengubah aplikasi memakai kredit; besarnya ada di bagian Harga di beranda.
Data dan laporan yang bisa diminta
Data yang disimpan
Data kursus tersimpan di server, sehingga pengajar dan pengelola melihat daftar murid dan jadwal yang sama. Data yang biasanya disimpan:
- Kelas dan jadwal
- Nama kelas, pengajar, hari dan jam, ruangan, kuota, dan biaya.
- Murid dan orang tua
- Nama, kontak orang tua, kelas yang diikuti, dan tanggal bergabung.
- Pendaftaran dan pembayaran
- Tagihan per murid, jumlah yang sudah dibayar, tanggal pembayaran, dan status lunas.
- Absensi pertemuan
- Tanggal pertemuan, murid yang hadir, izin, atau tidak hadir, dan catatan pengajar.
Laporan yang bisa diminta
Laporan dihitung dari data yang sama, jadi tidak perlu disusun ulang tiap bulan. Contoh yang bisa diminta:
- Kuota dan keterisian kelas
- Jumlah murid terhadap kuota untuk setiap kelas.
- Murid yang belum membayar
- Daftar murid yang masih memiliki tagihan beserta jumlahnya.
- Rekap kehadiran per murid
- Jumlah hadir, izin, dan tidak hadir per murid pada periode tertentu.
- Pemasukan per kelas
- Total pembayaran yang sudah diterima untuk tiap kelas per bulan.
Contoh permintaan yang bisa langsung dicoba
Contoh ini akan terisi di kolom permintaan setelah Anda masuk ke akun. Aplikasi baru dibuat setelah Anda menekan tombol buat.
Bimbingan belajar dengan lima kelas
Buatkan aplikasi bimbingan belajar dengan lima kelas: jadwal dan pengajar per kelas, pendaftaran murid dengan kuota, data orang tua, tagihan bulanan dan status pembayaran, absensi per pertemuan yang dicatat pengajar, dan laporan pembayaran per kelas.
Les musik privat dengan paket pertemuan
Buatkan aplikasi les musik privat: jadwal pertemuan per guru dan murid, paket empat atau delapan pertemuan, sisa pertemuan tiap murid, pencatatan pembayaran paket, dan riwayat kehadiran.
Sanggar tari anak dan dewasa
Buatkan aplikasi pendaftaran sanggar tari: pilihan kelas anak dan dewasa dengan kuota, formulir data murid dan orang tua, biaya pendaftaran dan iuran bulanan, serta daftar hadir tiap latihan.
Apakah ini cocok untuk usaha Anda?
Cocok bila
- Kelas Anda memiliki kuota dan jadwal tetap yang perlu dijaga.
- Anda ingin pendaftaran, absensi, dan pembayaran murid berada di satu aplikasi.
- Beberapa pengajar perlu mencatat kehadiran, tetapi tidak boleh melihat data pembayaran.
- Anda mengelola kelas dengan sistem paket pertemuan, bukan hanya iuran bulanan.
Pertimbangkan cara lain bila
- Anda memerlukan penerimaan pembayaran otomatis lewat virtual account: pembayaran masih ditandai secara manual.
- Anda memerlukan sistem akademik lengkap dengan rapor dan kurikulum: aplikasi ini untuk administrasi kursus, dan nilai hanya bisa dicatat sebagai tabel sederhana.
- Anda memerlukan kelas daring dengan video: aplikasi tidak menyediakan ruang kelas video.
Batasan yang perlu Anda ketahui
- Pembayaran ditandai lunas oleh pengelola setelah dana diterima; belum ada konfirmasi pembayaran otomatis.
- Tagihan bulanan dibuat dengan menekan tombol, bukan otomatis pada tanggal tertentu, karena aplikasi yang lama tidak dibuka dapat "tidur".
- Pesan kepada murid atau orang tua tidak terkirim sendiri; tombol WhatsApp hanya membuka pesan siap kirim.
- Aplikasi tidak menyediakan kelas video maupun sistem rapor lengkap.
- Data murid, terutama anak-anak, adalah data pribadi: batasi akses dan simpan hanya data yang Anda perlukan.
- Aplikasi memerlukan koneksi internet saat dipakai.
Tanya jawab
Bagaimana kuota kelas dijaga?
Jumlah peserta kelas dicek di server saat pendaftaran dibuat, sehingga kelas yang penuh tidak bisa dipilih lagi walaupun dua orang menekan tombol daftar bersamaan.
Bisakah pengajar hanya melihat kelasnya sendiri?
Bisa, bila Anda memintanya: pengajar masuk dengan akunnya dan hanya melihat kelas serta murid yang diajarnya, sedangkan data pembayaran hanya terbuka untuk pengelola.
Bisakah dipakai untuk les privat dengan paket pertemuan?
Bisa. Sebutkan jumlah pertemuan tiap paket; aplikasi mencatat sisa pertemuan murid dan menguranginya setiap kali pertemuan dicatat hadir.
Apakah orang tua bisa melihat kehadiran anaknya?
Bisa, bila Anda memintanya: orang tua masuk dengan akun dan hanya melihat data anaknya. Anda juga bisa mengirim rekap secara manual lewat tombol yang membuka WhatsApp dengan pesan siap kirim.
Bagaimana memasukkan data murid lama ke aplikasi?
Lampirkan berkas Excel atau CSV saat meminta aplikasinya (hingga 10 MB per berkas, 10 lembar). Daftar murid, orang tua, dan kelas akan masuk ke data aplikasi saat dibuat.
Apakah pembayaran SPP tercatat otomatis?
Belum otomatis. Pembayaran ditandai lunas oleh pengelola setelah dana diterima, dan setiap murid memiliki riwayat pembayarannya sendiri.
Bisakah murid pindah kelas atau cuti?
Bisa, bila Anda memintanya: pengelola memindahkan murid ke kelas lain atau menandainya cuti. Coba aplikasinya dan periksa bahwa kuota kedua kelas ikut menyesuaikan.
Bisakah dipakai untuk kursus yang jadwalnya berubah tiap minggu?
Bisa. Jadwal setiap pertemuan dicatat sendiri-sendiri, sehingga perubahan satu pertemuan tidak mengubah jadwal pertemuan lain.
Contoh aplikasi lain
- Aplikasi booking dan reservasi Jadwal sesi privat dengan slot berkapasitas dan pemesanan tanpa bentrok.
- Aplikasi absensi karyawan Absensi pengajar dan staf lembaga, lengkap dengan izin dan cuti.
- Aplikasi laporan penjualan Laporan pemasukan dan grafik tren yang lebih rinci.
Siap membuat aplikasi kursus dan les Anda?
Daftar gratis tanpa kartu kredit, lalu coba hasilnya dulu sebelum dijadikan online.