Aplikasi absensi karyawan: jam masuk, izin, dan rekap kehadiran tanpa buku
Karyawan masuk dengan akun atau PIN-nya, lalu menekan tombol masuk saat tiba dan tombol pulang saat selesai. Anda melihat siapa yang hadir, terlambat, atau izin, dan rekap bulanannya siap menjadi dasar penggajian. TanpaKode membuatkan aplikasi absensi yang mengikuti jam kerja dan aturan usaha Anda.
Cocok untuk: Toko dan kafe dengan beberapa shift, bengkel, klinik kecil, kantor kecil, serta sekolah dan lembaga kursus.
Masalah yang sering dihadapi
- Absensi di buku bisa ditulis belakangan, sehingga jam yang tercatat sulit dipercaya.
- Rekap kehadiran untuk penggajian dihitung manual setiap akhir bulan.
- Izin dan cuti disampaikan lewat chat, dan tidak ada catatan sisa cuti.
- Jadwal shift berganti-ganti dan karyawan sering salah mengira jam masuknya.
- Karyawan lupa mengisi buku, lalu terjadi perbedaan pendapat tentang jumlah hari kerja.
Fitur yang bisa dibuat
Absen masuk dan pulang
Karyawan menekan tombol masuk dan pulang di HP, dan waktunya tercatat bersama namanya. Anda bisa meminta agar waktu memakai jam server, bukan jam HP.
Akses karyawan dan pengelola
Karyawan masuk dengan PIN atau sandi dan hanya melihat absensinya sendiri; pengelola melihat semua karyawan.
Jadwal shift
Shift pagi, siang, atau malam per karyawan, sehingga keterlambatan dihitung terhadap jam jadwalnya.
Izin dan cuti
Karyawan mengajukan izin atau cuti, pengelola menyetujui atau menolaknya, dan sisa cuti tampil di layar karyawan.
Rekap bulanan
Jumlah hari hadir, terlambat, izin, cuti, dan tanpa keterangan per karyawan.
Unduh CSV
Rekap diunduh sebagai CSV untuk dasar penggajian atau arsip.
Koreksi absensi
Pengelola dapat membetulkan catatan yang keliru, misalnya karena lupa menekan tombol pulang, beserta catatan alasannya.
Alur kerja harian: sebelum dan sesudah
Contoh alur toko dengan dua shift dan sepuluh karyawan. Sesuaikan dengan jam kerja usaha Anda saat menulis permintaan.
Sebelum memakai aplikasi
- Karyawan menulis jam masuk di buku absen yang diletakkan di meja, kadang dilengkapi belakangan.
- Pemilik atau penyelia mengetahui siapa yang terlambat dari ingatan.
- Izin sakit dikabarkan lewat chat, lalu dicatat di tempat yang berbeda dari absen.
- Akhir bulan: buku absen dihitung per orang untuk gaji, dan hasilnya sering diperdebatkan.
- Sisa cuti setiap karyawan harus dihitung dari catatan lama.
Sesudah memakai aplikasi
- Karyawan membuka aplikasi di HP, menekan tombol masuk, dan waktunya tercatat.
- Layar pengelola menampilkan siapa yang sudah hadir, terlambat, atau belum absen hari ini.
- Izin dan cuti diajukan di aplikasi dan disetujui pengelola, sehingga tercatat bersama absensi.
- Akhir bulan: rekap kehadiran per karyawan sudah terhitung dan bisa diunduh sebagai CSV.
- Sisa cuti tampil di layar tiap karyawan dari catatan yang sama.
Cara membuat aplikasi absensi karyawan di studio
-
Tulis kebutuhan Anda
Sebutkan daftar karyawan atau jabatan, jam kerja dan shift, batas toleransi keterlambatan, jenis izin dan jatah cuti, serta siapa yang berhak menyetujui. Tulis juga laporan yang Anda perlukan untuk penggajian. Karyawan bisa masuk dengan PIN atau email dan sandi, sesuai permintaan Anda.
-
Coba aplikasinya
Saat mencoba aplikasi, masuk sebagai karyawan, catat absen masuk dan pulang, lalu ajukan izin. Masuk sebagai pengelola untuk menyetujuinya dan membuka rekap bulanan. Periksa terutama apakah keterlambatan dan sisa cuti dihitung sesuai aturan Anda.
-
Minta perubahan lewat obrolan
Minta aturan tambahan, misalnya "tandai terlambat bila masuk melewati batas toleransi" atau "tambahkan jenis izin sakit dengan lampiran foto surat". Bila hasilnya kurang cocok, 5 versi terakhir bisa dikembalikan tanpa kredit.
-
Jadikan online dan bagikan
Jadikan online, lalu buat akun atau PIN untuk karyawan dari menu pengelola. Karyawan memasang aplikasi di layar HP lewat "Tambahkan ke Layar Utama". Beri tahu mereka bahwa absen hanya bisa dicatat saat HP tersambung ke internet.
Yang sebaiknya disiapkan sebelum mulai
- Daftar karyawan, jabatan, dan jam kerja tiap shift.
- Batas toleransi keterlambatan dan jatah cuti per tahun.
- Siapa yang berhak menyetujui izin dan cuti.
- Cara karyawan masuk: dengan PIN, atau dengan email dan sandi.
Penjelasan lengkap setiap tahap ada di bagian Cara kerja di beranda. Membuat dan mengubah aplikasi memakai kredit; besarnya ada di bagian Harga di beranda.
Data dan laporan yang bisa diminta
Data yang disimpan
Data absensi tersimpan di server, bukan di buku atau di HP karyawan. Data yang biasanya disimpan:
- Karyawan
- Nama, jabatan, shift, jatah cuti, dan akun atau PIN masuk.
- Catatan absensi
- Tanggal, jam masuk, jam pulang, dan status hadir, terlambat, atau tanpa keterangan.
- Pengajuan izin dan cuti
- Jenis, tanggal, alasan, dan status persetujuan.
- Jadwal shift
- Shift tiap karyawan per hari atau per minggu.
Laporan yang bisa diminta
Semua laporan dihitung dari catatan absensi yang sama. Contoh yang bisa diminta:
- Kehadiran hari ini
- Siapa yang sudah hadir, terlambat, izin, atau belum absen.
- Rekap bulanan per karyawan
- Hari hadir, terlambat, izin, cuti, dan tanpa keterangan, dengan filter bulan.
- Keterlambatan
- Karyawan yang paling sering terlambat pada periode tertentu.
- Sisa cuti
- Jatah cuti, cuti terpakai, dan sisanya untuk setiap karyawan.
Contoh permintaan yang bisa langsung dicoba
Contoh ini akan terisi di kolom permintaan setelah Anda masuk ke akun. Aplikasi baru dibuat setelah Anda menekan tombol buat.
Absensi toko dengan dua shift
Buatkan aplikasi absensi karyawan toko dengan dua shift: karyawan masuk dengan PIN, tombol masuk dan pulang, jadwal shift per karyawan, penandaan terlambat dengan toleransi, pengajuan izin dan cuti yang disetujui pemilik, dan rekap bulanan yang bisa diunduh sebagai CSV.
Absensi guru dan staf lembaga kursus
Buatkan aplikasi absensi guru dan staf lembaga kursus: masuk dengan email dan sandi, absen masuk dan pulang, izin dengan lampiran foto surat, laporan kehadiran per bulan, dan halaman admin untuk membetulkan catatan yang keliru beserta alasannya.
Apakah ini cocok untuk usaha Anda?
Cocok bila
- Karyawan Anda memiliki HP dengan koneksi internet saat bekerja, atau ada satu tablet bersama di tempat kerja.
- Anda memerlukan rekap kehadiran bulanan yang bisa diunduh sebagai dasar penggajian.
- Anda ingin izin dan cuti tercatat di tempat yang sama dengan absensi.
- Aturan kerja Anda khas, misalnya shift bergilir atau toleransi keterlambatan yang berbeda per jabatan.
Pertimbangkan cara lain bila
- Anda memerlukan perangkat sidik jari atau pengenalan wajah: perangkat itu tidak dijamin tersambung ke aplikasi.
- Anda memerlukan absensi yang divalidasi lokasi GPS: pembatasan lokasi tidak dijamin.
- Karyawan Anda bekerja di tempat tanpa sinyal: absen hanya bisa dicatat saat tersambung ke internet.
Batasan yang perlu Anda ketahui
- Perangkat sidik jari dan pengenalan wajah tidak dijamin tersambung; absen dilakukan lewat tombol di aplikasi.
- Pembatasan lokasi berbasis GPS tidak dijamin. Anda boleh memintanya, tetapi hasilnya perlu dicek saat mencoba aplikasi dan di HP karyawan.
- Aplikasi tidak bisa memastikan siapa yang memegang HP saat absen, sehingga titip absen perlu dicegah lewat aturan usaha Anda, misalnya absen di depan penyelia.
- Absen hanya bisa dicatat saat HP tersambung ke internet.
- Aplikasi menyimpan data pribadi karyawan: batasi akses pengelola, dan beri tahu karyawan data apa saja yang dicatat.
- Rekap kehadiran membantu penggajian, tetapi perhitungan gaji, lembur, dan pajak tetap perlu Anda periksa.
Tanya jawab
Apakah karyawan harus memakai HP pribadi?
Tidak harus. Absen bisa dilakukan dari HP pribadi, atau dari satu HP atau tablet bersama di tempat kerja yang dipakai bergantian dengan PIN masing-masing.
Bisakah absensi memakai sidik jari atau pengenalan wajah?
Belum. Perangkat sidik jari dan pengenalan wajah tidak dijamin tersambung ke aplikasi; absen dilakukan lewat tombol masuk dan pulang, dengan PIN atau sandi masing-masing karyawan.
Bisakah absensi dibatasi hanya di lokasi usaha?
Tidak dijamin. Pembatasan lokasi lewat GPS bukan fitur siap pakai. Cara yang lebih pasti adalah menyediakan satu HP atau tablet absen di tempat kerja dan meminta karyawan absen di sana.
Bagaimana keterlambatan dihitung?
Anda menyebutkan jam masuk tiap shift dan toleransinya di permintaan. Aplikasi membandingkan waktu absen dengan jam itu dan menandai terlambat bila melewati toleransi.
Bisakah pengelola membetulkan absen yang keliru?
Bisa, bila Anda memintanya: pengelola mengubah catatan dan menuliskan alasan perubahannya, misalnya karena karyawan lupa menekan tombol pulang.
Apakah data absensi bisa diunduh?
Bisa. Rekap kehadiran diunduh sebagai CSV bila Anda memintanya, dan seluruh kode serta data aplikasi bisa diunduh kapan saja. Daftar karyawan yang sudah ada di Excel bisa dilampirkan saat membuat aplikasi (hingga 10 MB per berkas).
Apakah absen tetap tercatat bila sinyal HP karyawan hilang?
Tidak. Absen hanya bisa dicatat saat HP tersambung ke internet. Karyawan perlu mencoba lagi setelah tersambung, atau pengelola membetulkan catatannya.
Bisakah karyawan melihat rekap absensinya sendiri?
Bisa, bila Anda memintanya: karyawan masuk dengan akunnya dan melihat riwayat absen, izin, serta sisa cutinya sendiri, tanpa melihat data karyawan lain.
Contoh aplikasi lain
- Aplikasi kasir Kasir dan karyawan toko yang memakai PIN masing-masing untuk masuk ke aplikasi.
- Aplikasi salon dan barbershop Jadwal kerja per penata rambut dan pendapatan per staf untuk salon dan barbershop.
- Aplikasi kursus dan les Absensi murid, jadwal kelas, dan pembayaran untuk lembaga kursus.
Siap membuat aplikasi absensi karyawan Anda?
Daftar gratis tanpa kartu kredit, lalu coba hasilnya dulu sebelum dijadikan online.